Negli ultimi anni, sempre più aziende si sono trovate ad affrontare una decisione cruciale: gestire internamente le attività legate alle gare d’appalto o affidarsi a un ufficio gare esterno.
Sebbene la creazione di un ufficio interno possa sembrare la soluzione più conveniente a prima vista, sempre più imprese stanno scoprendo i vantaggi finanziari e operativi dell’outsourcing di tali funzioni a terzi specializzati, un po’ come quello che succede quando si affida la propria contabilità ad uno studio di commercialisti esterno.
Quali sono le ragioni per cui affidarsi a un ufficio gare esterno può essere una scelta più vantaggiosa rispetto alla gestione interna?
Riduzione dei Costi Operativi
Aprire e mantenere un ufficio gare interno all’azienda comporta una serie di costi significativi. Dalla selezione e formazione del personale specializzato, alla creazione di infrastrutture tecniche e sistemi di gestione dei documenti, le spese iniziali e mensili possono essere notevoli. Secondo uno studio condotto da Deloitte, l’outsourcing delle attività legate alle gare d’appalto può ridurre i costi operativi fino al 40% rispetto alla gestione interna. Questo notevole risparmio è attribuibile alla possibilità di utilizzare risorse esterne senza incorrere nei costi fissi associati all’assunzione di personale qualificato e alla manutenzione di infrastrutture dedicate, tra cui il costo fisso di abbonamento ai motori di ricerca di bandi e appalti.
Un ufficio gare composto da almeno due dipendenti formati, attrezzature, uffici, utenze e abbonamenti può arrivare a costare anche 10.000 euro al mese, senza naturalmente la certezza di vincere e aggiudicarsi bandi pubblici.
Accesso a Competenze Specializzate
Gli uffici gare esterni specializzati sono composti da professionisti esperti nel settore degli appalti pubblici e privati, con una vasta conoscenza delle normative e delle procedure specifiche necessarie per partecipare con successo alle gare d’appalto. Affidarsi a tali esperti consente alle aziende di beneficiare immediatamente di competenze specializzate senza dover investire tempo e risorse nella formazione del personale interno. Inoltre, i fornitori di servizi di outsourcing mantengono costantemente aggiornate le proprie competenze e conoscenze, garantendo che le aziende abbiano accesso alle migliori pratiche e alle ultime innovazioni nel settore.
Flessibilità e Scalabilità
Un altro vantaggio significativo dell’outsourcing degli uffici gare è la flessibilità operativa e la capacità di scalare rapidamente le risorse in base alle esigenze dell’azienda. Mentre un ufficio interno potrebbe essere soggetto a fluttuazioni nella domanda e richiedere tempo e risorse per adattarsi, un partner esterno può fornire una risposta rapida e flessibile alle esigenze mutevoli dell’azienda. Questa capacità di adattamento è particolarmente importante in un contesto commerciale dinamico in cui le esigenze di partecipazione alle gare possono variare nel tempo.
Miglioramento della Concentrazione sul Core Business
Rivolgersi ad esperti esterni, inoltre, consente all’imprenditore e alla dirigenza di concentrarsi sulle proprie attività principali senza distrazioni legate alla gestione delle gare d’appalto. Liberando risorse umane e finanziarie, le imprese possono dedicare più tempo ed energie allo sviluppo del proprio core business, migliorando così la competitività e la redditività complessiva dell’azienda.
